【ニュース】本学、オンライン事務化を宣言 ～印鑑フリーから社会変革へ～

　本学は6月1日にオンライン事務化を宣言した。宣言では、押印を廃止する「印鑑フリー」を目玉に、オンライン上での手続きや相談を拡充する「窓口フリー」、テレワークを活用し職員一人ひとりが働きやすい環境を整備する「働き場所フリー」もあわせて掲げる。教育、研究活動をさらに発展させる狙いだ。

　現在、新型コロナウイルス感染症の拡大防止策を講じながら活動する「新しい日常（生活様式）」が求められている。そうした中で発表された今回の宣言。後押ししたのは大野英男総長だ。新しい日常を見据えて社会変革を先導する取り組みを進め、教育、研究、産学共創、社会連携、大学経営などの活動を発展させる。そして、これまで以上に「自由度の高い学びと知の共創を可能にする大学」として飛躍し、ボーダーレス（境界がない）かつインクルーシブ（包括的）に世界をつなぐ新たな大学像の確立を目指す――。そんな強い思いが宣言に結び付いたと、総務企画部広報室は説明する。

　本学はこれまでも、IT環境の整備など事務業務の改革を進めていた。一方、公的機関であることや社会環境を踏まえ、押印の廃止にまでは深く踏み込めなかったという。しかし、今回のコロナ禍を経て、新しい日常が求められるなかで押印廃止宣言にも踏み切った。

　宣言を出したとはいえ課題は残る。学外とのやり取りを中心に、押印が求められる手続きは少なくない。学内の業務でも、押印を廃止し、電子決裁システムを導入すればいいという単純な話ではなく、業務そのものの再構築が迫られる。広報室も、個々の業務でこれまでの「当たり前」を不断に見直していく必要があると認めている。それでも「教職員一丸となって取り組んでいけるという手ごたえを感じています」と言い切るのは、学内から好意的な意見が多く寄せられているからだ。また、学外からの反響も大きく、連日問い合わせが相次いでおり、驚いているという。

　学生への影響はあるのか。広報室によると、学生団体の代表が提出する書類を学生支援課にメールで提出できるようになるという。24時間いつでも提出できるほか、印刷環境を整える必要もなくなる。オンラインで手続きが可能になる時にはDCメールで連絡が来るため、広報室は「必ず確認を」と強調する。

　窓口の数を変更することは考えていないというが、新しい様式の日常を送る上で私たちが窓口を利用する頻度は減るかもしれない。オンライン授業も含め、インターネットを活用した「新しい大学生活」が今後、ますます主流になっていくだろう。