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【ニュース】AO入試結果を誤送付 作業要領を再点検

 令和3年度AO入試(総合型選抜)Ⅱ期・理学部の第1次選考結果通知書に誤送付が発生したことについて、本学は昨年11月26日、お詫びを公表した。

 

 本学は昨年11月13日に本学ホームページにてAO入試第1次選考合格者を発表した後、受験者へ結果通知書を送付した。その翌日、受験者の保護者から、郵送された封筒の中に別の受験者の結果通知書が封入されていたという旨の連絡があり、誤送付が発覚したという。本件の発覚に伴い当該学部全ての受験者(161人)に送付内容の確認を行ったところ、19人の受験者に対して結果通知書を誤って送付したことが判明している。その後、本学は該当する受験者に事実関係を説明のうえ、謝罪した。同時に改めて結果通知書を送付し、誤って送付した結果通知書を回収するという対応を取っている。なお、本件における第1次選考結果への影響はないという。


 結果通知書の封入及び発送方法は、担当職員が封筒へ宛名シールを貼り付け、封筒と結果通知書の宛名を照合したうえで封入を行い発送する流れで実施していた。この過程で複数名による確認作業も行われるはずであった。しかし一連の作業の途中で他の作業を担当する職員の応援があったため、作業体制の一部組み替えを行った。その結果、一部の処理において封入時の複数名チェックが徹底されないまま作業が進み、誤封入に気付かず発送してしまったことが原因であると本学入試課はコメントしている。


 今回の誤送付の発生に伴い、本学は全学的に作業要領の再点検を実施すると発表した。作業責任者の確認のもと、複数名の作業者によるチェックを確実に実施する体制の構築や、電子的な通知システムの導入などを再発防止策として講じるという。本学入試課は本紙の取材に対し「本事案が生じたことを重く受け止め、個人情報の適切かつ安全な管理及び取り扱いを一層徹底してまいります」と回答している。


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