【入学お祝い号2024】報道部員が教える！メールの書き方・基本のキ

 　大学生にとって、きちんとしたメールを作成するスキルは必須だといえる。大学生活では、目上の人にメールを送る機会に多く直面することとなる。やり取りを重ねつつ工夫を繰り返すのが一番だが、まずは基本的な書き方を理解するところから始めるとよいだろう。

慣例多いコミュニケーション　相手への気遣い　忘れず言葉に

　まず、忘れてはならないのが件名だ。件名は、メールの内容を示すタイトルのような役割を持つ。目的や概要が伝わる簡潔なものを心掛けたい。学内におけるやり取りでは、他の学生と区別しやすくするため、名前と所属も記すことをおすすめする。

　次に、本文について。「○○様」や「○○先生」などの宛名の後、挨拶文と自己紹介を続ける。挨拶文は「いつもお世話になっております」など、様々な文が常套句的に用いられている。状況に合わせて臨機応変に使い分けよう。自己紹介では名前と肩書を述べる。学内の場合は学部学科、学年などを記すのが基本。その後続く本題では、丁寧かつ伝わりやすい文章になるよう、簡潔さとクッション言葉の使用を意識したい。また、重要なことを先に述べる逆三角形の構成を心掛けるとよいだろう。これはメールの文章に限らないが、読みやすい文章になっているか、誤りはないか、といった点にも注意しなければならない。特に誤りが多い、一文の長さや敬語の用法、誤字脱字に留意しよう。

　文末には署名を入れる。名前と所属、学籍番号のほか、連絡先としてメールアドレスなどを記載する。多くのメールソフトでは、署名の自動挿入が設定できる。記載忘れ防止に活用するのもよいだろう。

　メールを送る時間にも気を配る必要がある。早朝や深夜は避け、勤務時間内に送るのがマナー。一般的には、平日の午前9時から午後5時の間が目安とされている。どうしても時間外に送らなければならない際には、相手を気遣う文言を加えよう。

　独特な慣例が数多く存在するメールでのやり取りだが、あくまでもコミュニケーションをとるための手段だ。相手への配慮を忘れず、状況に合った対応を取ることを心掛けたい。　（藤野こころ）